effizientere Meetings

7 Tipps für effizientere Meetings

WORTLAND Kommunikationstraining

Meetings sind essentieller Bestandteil unzähliger Geschäftsprozesse. Mit zunehmender Vernetzung der Arbeitswelt steigt nicht nur die Anzahl erforderlicher Meetings beständig, darüber hinaus werden die einzelnen Besprechungen auch immer komplexer in Organisation und Inhalten. Daher erscheint es umso wichtiger, Meetings effizient zu gestalten. Denn mit zunehmender Erfordernis von Meetings wächst selbstverständlich auch der mögliche Gewinn bei steigender Effektivität, oder – im Umkehrschluss – der unnötige Aufwand, bei ineffektiver Umsetzung der Gespräche.

Mit diesen Tipps laufen Meetings ergebnisorientiert und zielgerichtet ab

Die nachfolgenden sieben Tipps helfen, Besprechungen aller Art zielgerichtet und effektiv zu planen und durchzuführen.

Das Thema – worüber wird gesprochen?

Zunächst sollten alle Teilnehmer über den Inhalt des Meetings im Bilde sein. Dazu gehört zum einen das generelle Thema, darüber hinaus sollten aber auch Details zu unbedingt abzustimmenden Fragen etc. frühzeitig kommuniziert werden. So erhält jeder Teilnehmer die Möglichkeit zur inhaltlichen Vorbereitung. Gerade bei komplexeren Inhalten lassen sich die wenigsten Fragen oder allgemein Themen ohne Vorbereitung oder auch Zuarbeit anderer Stellen besprechen. Stattdessen sind Recherchen oder Angaben weiterer Personen, Abteilungen oder Unternehmen erforderlich, die zwangsläufig einer gewisse Vorbereitungszeit bedürfen.

Informationen vorab – damit alle das gleiche wissen

Ergänzend zum allgemeinen Thema der Besprechung macht es Sinn, wichtige Inhalte bereits vorab allen Teilnehmern zur Verfügung zu stellen. Auch wenn damit dem einen oder anderen präsentierenden Teilnehmer der Effekt oder die Überraschung genommen wird, ermöglicht eine frühzeitige Kommunikation wichtiger Inhalte zum Thema allen Personen die inhaltliche Auseinandersetzung im Vorfeld. Letztendlich können dann allgemein anerkannte Punkte im Meeting schnell abgehandelt werden, wohingegen die vorhandene Zeit effektiv auf die offenen oder auch schwierigen Themenfelder ausgerichtet werden kann.

Die Gesprächsteilnehmer – wissen, wer teilnimmt

Auch, wenn dieser Punkt häufig eher als Nebensächlichkeit oder idealerweise auch Selbstverständlichkeit angesehen wird, sollte er hier Erwähnung finden. Unerlässlich für ein effektives Meeting ist die Klärung der teilnehmenden Personen bereits im Vorfeld. Je nach Personenkreis und Thema können anwesende Einzelpersonen, so zum Beispiel ein Vorstand, bestimmte zusätzliche Informationen erforderlich machen. Andererseits können bestimmte Personenkreise aber auch Themen verhindern, da zum Beispiel die Freigabe für sensible Daten fehlt. In bestimmten Fällen mögen sich aus bestimmten, anwesenden Personen aber auch schlicht organisatorische Belange ergeben. In verschiedenen Organisationsformen macht zum Beispiel die Anwesenheit eines Gesprächspartners des Managements automatisch rein formal die Anwesenheit einer „gleichwertigen“ Person der Gegenseite erforderlich.

Der Ablauf – so bleibt niemand auf der Strecke

Insbesondere, wenn sensible oder besonders kontroverse Themen anstehen, ist absehbar, dass die Gespräche selten ruhig und gesittet ablaufen. Denn selbstverständlich möchte jeder Teilnehmer seinen Standpunkt besonders deutlich machen und die anderen Teilnehmer von seinen Ansichten überzeugen. Daher ist es bei absehbar schwierigen Gesprächen, oder auch bei Gesprächen zu besonders vielen Themen, den Ablauf im Vorfeld festzulegen. Über eine normale Tagesordnung hinaus lassen sich sogar Zeitfenster je Themenbereich oder je Redner definieren, so dass nichts vergessen wird und jede Ansicht die entsprechende Würdigung erfährt.

Das Miteinander – damit auch die Hitze des Gefechts sachlich bleibt

Nichts ist im fachlichen Gespräch schlimmer, als die Sachebene zu verlassen. Stellt man im Eifer der Diskussion fest, dass mittlerweile gar nicht mehr das Thema im Fokus steht, sondern viel mehr über vergangene Probleme oder allgemeine Haltungen debattiert wird, wird es sehr schwierig, das Gespräch wieder zu einer ergebnisorientierten Ebene zurückzuführen. Daher sollten alle Teilnehmer von vorn herein darauf achten, den Austausch sachlich und nach gewissen Regeln vorzunehmen. Dazu gehören zum Beispiel banale, aber dennoch oft vernachlässigte Dinge, wie zum Beispiel aufmerksames Zuhören, ausreden lassen, sich nicht ins Wort fallen etc.. Ist die Diskussion dann doch einmal auf die emotionale Ebene abgedriftet, lohnt häufig eine kurze Pause mit anschließendem Neustart. Auch wenige kurze Sätze des Gesprächsführers zum Gesagten mit Bitte um Rückkehr zum Fachthema helfen häufig, die erhitzten Gemüter wieder zu beruhigen.

Die Dokumentation – so ist das Ergebnis für alle Teilnehmer gleich

Nach Abschluss des Gesprächs sollten die Ergebnisse des Meetings immer dokumentiert und allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. So können im Nachgang missverständliche Auffassungen geklärt und unterschiedliche Ansichten zu den Ergebnissen ausgeräumt werden. Meist erfolgt dies in Form eines Protokolls, die Form der Dokumentation ist aber letztendlich frei. Wichtig ist, dass alle Inhalte in nachvollziehbarer Form erfasst sind und alle Teilnehmer mit den Inhalten übereinstimmen.

Kompetente Unterstützung – damit sich die Teilnehmer auf die Inhalte konzentrieren können

Viele Meetings laufen unspektakulär und geordnet ab und liefern auch die gewünschten Ergebnisse. Nichts desto trotz erfordern auch diese Besprechungen einen vergleichsweise hohen Aufwand an Organisation im Vorfeld, sowie eine Person, die das Gespräch führt und den Überblick behält. Je größer die Zahl Teilnehmer und je komplexer die Themen, umso eher kann diese Funktion aber von einem Teilnehmer selbst nicht mehr erbracht werden.

Daher lohnt es in vielen Fällen, kompetente Unterstützung durch einen Coach oder Trainer. Idealerweise coacht ein geschulter Fachmann die Personen, die regelmäßig Meetings leiten und leitet sie so zum richtigen Umgang mit Themen, Personen und auftretenden Problemen an. Ein Hauptaugenmerk liegt dabei auf dem Thema Kommunikation. Denn die meisten Probleme oder Schwierigkeiten treten nicht wegen inhaltlicher Differenzen auf, sondern wegen Missverständnissen oder Unklarheiten, die sich aus der gewählten Art der Kommunikation ergeben.

Ein solcher Coach ist Wortland. Seit dem Jahr 2000 bietet Wortland, erreichbar unter wortland.com, im Großraum München Kommunikationstrainings und Schulungen an, um Mitarbeitern und Führungskräften das notwendige Handwerkszeug für effektive Meetings an die Hand zu geben.