Business-E-Mail

Tipps zum Gestalten von englischen Business-E-Mails

WORTLAND Kommunikationstraining

Englisch gehört zu den wichtigsten Fremdsprachen im beruflichen Alltag. Damit verbunden ist auch die Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden in englischer Sprache, die vielfach via E-Mail läuft. Bereits in Briefen auf Englisch lauern einige Tücken, aber auch in E-Mails können Fehler unterlaufen, die im schlimmsten Falle zu Missverständnissen führen.

Britisches oder amerikanisches Englisch?

Ein häufiger Fehler, den viele bei der Formulierung von E-Mails in Englisch machen, ist, dass sie zwischen amerikanischem und britischem Englisch wechseln. Es ist durchaus wichtig, dass Sie Bescheid wissen, wie die Formulierung von E-Mails in beiden Sprachen ist, aber das Wechseln innerhalb der E-Mails sollten Sie in jedem Fall vermeiden.

Sogar im Aufbau unterscheiden sich britisches und amerikanisches Englisch. Bei der britischen Variante kommt beispielsweise vor der Betreffzeile immer die Anrede, während im amerikanischen Englisch die Betreffzeile vor der Anrede steht. Bei der Auswahl von britischem oder amerikanischem Englisch für Business E-Mails lohnt es sich in jedem Fall etwas über die Geografie und Geschichte des Landes zu wissen, in das Sie Ihre E-Mails schicken.

E-Mails, die im europäischen Raum verschickt werden oder in ehemalige britische Kolonien gehen, sollten bevorzugt nach dem britischen Stil formuliert werden. E-Mails in die USA oder Kanada vorzugsweise in amerikanischem Englisch. Bei allen anderen Ländern haben Sie die Wahl, ob Sie britisches oder amerikanisches Englisch für Ihre E-Mails verwenden.

Schreiben Sie kurze Sätze!

Einer der wichtigsten Tipps für Business-E-Mails ist, dass Sie möglichst einfache und kurze Sätze formulieren. Dies gilt vor allem, wenn Sie die E-Mail in ein Land schicken, wo Englisch ebenfalls eine Fremdsprache ist. Anstatt lange verschachtelte Sätze zu bilden, die zudem Fallen für grammatikalische Fehler beinhalten können, bilden Sie einfache und kurze Sätze.

Überlegen Sie sich vorab die wichtigsten Punkte Ihrer E-Mail, denn dadurch können Sie Ihr Anliegen besser und fokussierter formulieren. Eine E-Mail sollte aber generell immer kurz und prägnant gehalten werden, denn so bleibt der Leser aufmerksam.

Informell, aber höflich!

Der Vorteil von E-Mails ist, dass sie einen etwas lockeren Umgangston haben, dennoch müssen Sie auch bei geschäftlichen E-Mails in Englisch höflich bleiben. Formulierungen wie „To whom it may concern“ haben in E-Mails nichts zu suchen, sondern werden lediglich in Briefen verwendet. Die unpersönliche Ansprache „Dear Sir or Madam“ kann allerdings sowohl für einen Brief als auch in einer geschäftlichen E-Mail verwendet werden. Wenn möglich, sollten Sie aber auch in geschäftlichen E-Mails Ihren Adressaten persönlich ansprechen, wenn dessen Name bekannt ist.

Auch bei der Schlussformel gibt es Unterschiede zu einem Brief. So wird die Formulierung „Kind regards“ beispielsweise nicht in E-Mails verwendet. Auch informelle Anreden und Schlussformeln sind nur dann erlaubt, wenn Sie Ihren Adressaten persönlich kennen bzw. ein persönliches Verhältnis pflegen, das über den geschäftlichen Kontakt hinaus geht.

Als weniger formell, aber nicht zu informell können für geschäftliche E-Mails Formulierungen wie „Best wishes“ oder „All the best“ verwendet werden. Bei solchen Abschlussformulierungen sollten Sie aber auch auf den Inhalt achten. Unpassend sind solche Phrasen etwa bei Vertragsverhandlungen oder, wenn es darum geht, Geschäfte abzuschließen. Handelt es sich jedoch um einen Weihnachtsgruß der Firma, dann können Sie durchaus informellere Formulierungen verwenden.

Keine direkten Übersetzungen aus dem Deutschen verwenden!

Eine der größten Tücken liegt in der wörtlichen Übersetzung vom Deutschen ins Englische. Gerne werden dafür Übersetzungsprogramme herangezogen. Diese können zwar hilfreich sein, wenn es darum geht, einzelne Wörter nachzuschlagen, solche automatischen Übersetzungstools sind jedoch mit einem eingeschränkten Wortschatz ausgestattet und haben oft im Hinblick auf die Grammatik große Schwächen.

Gerade bei den typischen Formulierungen in Briefen oder geschäftlichen E-Mails versagen solche Tools häufig, weshalb Sie auch den notwendigen Wortschatz und die idiomatischen Redewendungen beherrschen sollten, die für die Formulierung von Business-E-Mails nötig sind.

Professionelle E-Mails mit Wortland gestalten

In jeder Sprache gibt es bestimmte Eigenheiten, die für Menschen, die sie als Fremdsprache erlernen, zu einer Falle werden können. Damit Ihnen dies nicht passiert oder es zu peinlichen Missverständnissen mit Geschäftskunden kommt, nutzen Sie die Angebote von Wortland.

Seit dem Jahre 2000 bieten wir Individualsprachkurse und Firmenkurse. Wir halten ein gutes Verhältnis zwischen Trainer und Kursteilnehmer für essentiell, weshalb wir vorab ein persönliches Gespräch mit jedem Individualsprachkursteilnehmer führen. Dasselbe gilt für Firmen, die mit Wortland zusammenarbeiten wollen. In diesen Gesprächen wird der Hintergrund der Teilnehmer erörtert, vor allem im Hinblick auf ihre Vorbildung in einer Fremdsprache und was sie vom Kurs erwarten. Dies ermöglicht es Wortland die Kurse von der ersten Stunden an noch maßgeschneiderter zu gestalten. Damit stellen wir auch sicher, dass unsere Kunden genau das vermittelt bekommen, was sie später benötigen, um Business E-Mails in Englisch zu verfassen.

Dafür stehen uns viele professionelle muttersprachliche Trainer zur Verfügung, die bemüht sind Ihnen die beste Fortbildung zu ermöglichen.